ASIANAJOTOIMISTO SOTAMAA & CO OY:N TIETOSUOJASELOSTE ASIAKKAILLE

Tässä tietosuojaselosteessa on perustietoa siitä, mitä henkilötietoja keräämme asiakkaistamme ja kuinka käytämme tietoja tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti. Tietosuojaselosteessa on myös tietoa rekisteröityjen omiin henkilötietoihinsa liittyvistä oikeuksista.

Tietosuojaselosteessa kuvataan, kuinka käsittelemme toimeksiantoihin liittyviä henkilötietoja esimerkiksi asiakkaan tunnistamiseksi, esteellisyyskysymysten selvittämiseksi sekä vastaanotetun toimeksiannon hoitamiseksi. Käsittelemme henkilötietoja aina voimassaolevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Asianajotoimistona noudatamme toiminnassamme lisäksi Suomen Asianajajaliiton ohjeistuksia esimerkiksi tietoturvaan, tietojen säilytykseen, rahanpesun estämiseen ja asiakkaita koskevien tietojen luottamuksellisuuteen liittyen.

Tämä tietosuojaseloste on laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus [EU] N:o 2016/679) 13 artiklan mukaisen informointivelvoitteen täyttämiseksi.

Muita kuin asiakkaitamme koskevia henkilötietoja käsittelemme soveltuvin osin alla esitettyjen periaatteiden ja lainsäädännön mukaisesti.


1. REKISTERINPITÄJÄ

Asianajotoimisto Sotamaa & Co Oy
Y-tunnus 170199-0
Aleksanterinkatu 48 A
00100 Helsinki


2. TIETOSUOJASELOSTEESTA VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ

Asianajotoimisto Sotamaa & Co Oy
Eeva Tammela
Aleksanterinkatu 48 A
00100 Helsinki
eeva.tammela@sotamaa.fi

Tietosuojaselosteesta vastaava yhteyshenkilö ei ole yleisen tietosuoja-asetuksen tarkoittama tietosuojavastaava.


3. MITÄ HENKILÖTIETOJA TALLENNAMME?

Asiakkaistamme tallennettavat henkilötiedot määräytyvät tietojen käyttötarkoituksen perusteella. Toimeksiannon yhteydessä tallennamme asiakkaiden yksilöimiseen, toimeksiantojen hoitamiseen, laskutukseen ja asiakassuhteiden ylläpitämiseen tarvittavat henkilötiedot. Asianajotoimistona meillä on velvollisuus kerätä ja säilyttää eräitä tietoja. Tällaisia velvollisuuksia sisältyy esimerkiksi kirjanpitolakiin (1336/1997), rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annettuun lakiin (444/2017, jäljempänä ”rahanpesulaki”) ja Suomen Asianajajaliiton ohjeistuksiin.

Tallennamme asiakkaistamme esimerkiksi seuraavanlaisia henkilötietoja:

  • Asiakkaan nimi ja henkilötunnus, yhteystiedot, laskutustiedot, työnantaja, ammatti sekä asema yrityksessä
  • Kopio henkilöllisyyden todentamisessa käytetystä asiakirjasta
  • Rahanpesulain soveltamisalaan kuuluvien toimeksiantojen yhteydessä kerättävät lakisääteiset tiedot, kuten tarpeelliset tiedot asiakkaan liiketoiminnasta, taloudellisesta asemasta ja poliittisesta vaikutusvallasta
  • Muut asiakkaan toimittamat toimeksiannon hoitamiseen tarvittavat tiedot, kuten joissakin tapauksissa luottotietoja, terveystietoja tai vakuutuksiin liittyviä tietoja

4. MIHIN HENKILÖTIETOJA KÄYTETÄÄN?

Keräämiemme henkilötietojen käyttötarkoitus on toimeksiantojen hoitaminen. Tällöin henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan f-kohdan mukainen oikeutettu etu. Tässä tapauksessa oikeutettu etu tarkoittaa sitä, että henkilötietojen käsittely tapahtuu asiakassuhteen ylläpitämiseksi ja asiakkaan aloittaman toimeksiantosopimuksen toteuttamiseksi.

Voimme käsitellä henkilötietoja myös lakisääteisten velvoitteidemme toteuttamiseksi, jolloin käsittelyn oikeusperuste on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan c-kohdan mukainen lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen. Asianajotoimistona olemme muun muassa velvollisia tekemään laissa vaaditut toimenpiteet rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi. Jos tietoomme tulisi toimeksiannon yhteydessä rahanpesuepäily, olisimme velvollisia ryhtymään toimiin asian selvittämiseksi.

Emme käytä henkilötietoja markkinointiin tai automaattiseen päätöksentekoon. Henkilötietojanne ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman suostumustanne.


5. KUINKA HENKILÖTIEDOT KERÄTÄÄN?

Kaikki henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään. Asiakkaan suostumuksella voimme kerätä tietoja myös esimerkiksi viranomaisilta, jos se on tarpeen toimeksiannon hoitamiseksi.


6. KUINKA KAUAN HENKILÖTIEDOT SÄILYTETÄÄN?

Tietojen säilytysaikojen suhteen noudatamme lainsäädännön ja Suomen Asianajajaliiton ohjeiden asettamia velvollisuuksia.

Tietoja säilytetään niin kauan kuin se on toimeksiannon hoitamisen kannalta välttämätöntä. Tämän jälkeen toimeksiantoja koskevat tiedot, mukaan lukien asiakkaiden henkilötiedot, säilytetään Suomen Asianajajaliiton ohjeistuksen mukaisesti kymmenen vuotta toimeksiannon päättymisen jälkeen.

Rahanpesulain soveltamisalaan kuuluvien toimeksiantojen osalta olemme velvollisia säilyttämään asiakkaan tunnistamista ja liiketoimintaa koskevat tiedot viiden vuoden ajan asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Tämä velvollisuus sisältyy myös Suomen Asianajajaliiton rahanpesun estämistä koskevaan ohjeistukseen.


7. KUINKA SUOJAAMME HENKILÖTIEDOT?

Kaikkia henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja huolellisesti asianajajien salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden mukaisesti. Noudatamme henkilötietojen suojaamisessa Suomen Asianajajaliiton julkaisemia ohjeistuksia tietoturvallisuudesta.

Käytössämme on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvatoimet, joilla varmistetaan henkilötietojen turvallisuus esimerkiksi luvattoman ja lainvastaisen käsittelyn varalta sekä suojataan tietoja vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta. Ainoastaan omilla työntekijöillämme ja tarkoin valikoiduilla palveluntarjoajilla on pääsy henkilötietoihin.


8. TIETOA OIKEUKSISTANNE

Rekisteröitynä Teillä on seuraavat oikeudet liittyen hallussamme oleviin henkilötietoihinne:

a) Oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Teillä on oikeus saada tietää, käsittelemmekö Teitä koskevia henkilötietoja sekä tutustua Teistä mahdollisesti keräämiimme henkilötietoihin. Voimme kuitenkin evätä tämän pyynnön lainsäädännössä ja Asianajajaliiton ohjeistuksissa määrätyillä perusteilla.

b) Oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin. Jos meillä olevat Teitä koskevat henkilötiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai epätarkkoja, Teillä on oikeus pyytää tietojen korjaamista esimerkiksi toimittamalla lisäselvitystä tiedoista.

c) Oikeus vaatia tietojen poistamista. Voitte vaatia Teitä koskevien henkilötietojen poistamista seuraavissa tilanteissa:

    • Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joiden toteuttamiseksi ne alun perin kerättiin, eikä tietojen säilyttämiselle ole muuta hyväksyttävää syytä.
    • Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, ja peruutatte suostumuksenne eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta.
    • Vastustatte tietojen käsittelyä, eikä käsittelyn jatkamiselle ole mitään hyväksyttävää syytä.
    • Tietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Oikeus saada tiedot poistetuksi on rajoitettua, eikä kyseistä oikeutta sovelleta esimerkiksi silloin, kun meillä on lakisääteinen velvollisuus säilyttää kyseiset tiedot tai jos henkilötietojen käsittely on tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

d) Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Voitte vaatia henkilötietojenne käsittelyn rajoittamista, jos kiistätte käsittelemiemme tietojen oikeellisuuden tai käsittelyn lainmukaisuuden, tai jos olette vastustanut oikeuttamme käsitellä tietojanne.

e) Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä oikeutetun edun perusteella. Tällä tarkoitetaan esimerkiksi sitä, että Teillä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin tai suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin. Emme kuitenkaan käytä asiakkaidemme henkilötietoja suoramarkkinointiin.

Jos haluatte käyttää yllä lueteltuja oikeuksianne, pyyntö arvioidaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttämiseen liittyvä pyyntö tulee lähettää kirjallisesti tietosuojaselosteesta vastaavalle yhteyshenkilölle. Voimme tarvittaessa pyytää Teitä tarkentamaan pyyntöänne ja varmentamaan henkilöllisyytenne ennen pyynnön käsittelemistä. Vastaamme pyyntöön mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Teillä on myös aina oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli katsotte, että emme ole käsitelleet henkilötietojanne soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Suomessa toimivaltainen tietosuojaviranomainen on tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).